在事务公文中，篇幅较长、结构难以把握、很难写出特色的，要数总结了。因此，衡量写作水平的高低，往往从所撰总结的质量如何来看，就可一清二楚了。那么，总结写作与修改的要点又何在呢？笔者认为，可从扣主题、抓特点、找典型、清材料、理思路、删冗文六个方面来把握。

　
      一、扣主题　　
      我们写工作总结，往往要对前一段工作进行全面、审慎的回顾，紧紧围绕中心工作去开展，如果是年度总结要围绕年度中心工作，如果是半年总结要围绕半年中心工作，不要脱离工作中心去写，要紧扣主题，围绕主要工作去写作。

　
      二、抓特色　　
      单位或部门的工作总结，要突出工作成绩，写作的重心应当是反映当地工作中有独特性和创造性的东西。只有突出文章的特色，尽量缩短文章的篇幅，才能达到阅文者的要求。工作总结的标题要突出全面工作总的特色，文章各个部分要紧扣主旨突出各个方面的特色，每一段的开头也要概括本段要旨。目前流行一种将具体事实与数据用黑体标出作为小标题，让阅文者在一两分钟内就能读完一份经验材料主干的做法，值得借鉴。　

      三、找典型　　
      典型的作用巨大，效果明显。一份总结是否有用，同其所反映的内容与事迹的典型程度有很大的关系。除了平时在工作中要注意培养典型外，还可以从效果、做法、认识等三个方面去发现典型。首先是从效果上找典型。某项工作产生了最佳效果，取得了显著成绩，才能引起人们的关注和领导的重视。对于本地区本单位实践中创造出来的、能够解决人们最关心的问题而又优于别处的最佳处置方案及工作经验，应当敏锐地抓住并及时地撰写。模范集体和先进个人都有科学的经验值得推广。其次是从做法上找典型。某方面工作能取得实效，自然离不开科学的管理和先进的做法。但如果某项工作略见成效或效果暂时不明显，也可总结比以前有所改过、比别人先进，特别是有创意的典型做法。再次是从认识上找典型。思想是行动的先导，认识的深化、观点的亮化和主题的升华，写进总结中，仍然不乏深刻的典型意义。

      四、清材料　　
      材料是文章的基本要件，无论理论材料还是事实材料，都要做到真实、新颖、贴切、有力，所引政策法规、名人名言、领导讲话、群众评价等都必须准确无误，数字准确，材料一定要新，要选择最新的事实和统计数据，要围绕中心来精心选择材料。　

      五、理思路　　
      写得好的总结，思路往往是很清晰的，一般是按照“基本情况——主要做法——成绩及经验——存在问题及教训——下一步打算”的思路来结构文章；还是采用“横式结构＂，分别按照各个方面的工作来写，边写做法、成绩、经验，边写存在的问题及教训和打算。

　
      六、删冗文　　
      总结要简练，就要讲究立意精辟，结构精巧，材料精确，叙议精当，文笔精悍。要使文章精练，—个行之有效的方法就是要提高文章的含金量，删去一切冗文，争取在尽量少的文字中含有最大的信息量。一份工作总结能够在最短的篇幅内传达最大的信息量，往往给人以单位领导作风干练、办公室办事果断、信息来源广泛、秘书知识丰富的良好印象。